Der Report, der sich selbst schreibt

Anfang des Monats sucht jemand Zahlen zusammen. Aus dem Auftragssystem, aus der Buchhaltung, aus einer Tabelle, die die Kollegin führt. Dann werden sie in eine Vorlage übertragen, es wird gerundet, jemand fragt nach, warum der Wert vom letzten Monat jetzt anders aussieht, und irgendwann steht der Bericht.

Der Wunsch danach ist verständlich: Die Zahl soll morgens einfach da sein. Und das geht auch. Nur liegt der Aufwand woanders, als die meisten erwarten — nämlich nicht in der Darstellung.

Wer nach Lösungen sucht, findet Werkzeugvergleiche. Das ist, als würde man auf die Frage nach einem Haus eine Liste von Fenstern bekommen.

Warum stimmen die Zahlen aus zwei Systemen nicht überein?

Fast immer, weil beide dieselbe Größe unterschiedlich definieren. Der Rechenfehler, den man dahinter vermutet, existiert selten.

Die üblichen Verdächtigen:

• Verschiedene Stichtage. Das eine System zählt nach Auftragsdatum, das andere nach Rechnungsdatum. Am Monatsende liegen dazwischen Vorgänge.
• Mit oder ohne Steuer. Klingt banal, erklärt einen erstaunlichen Anteil der Abweichungen.
• Stornos und Gutschriften. Werden sie abgezogen, und wenn ja, in welchem Monat?
• Unterschiedliche Zuordnung. Ein Vorgang über den Monatswechsel landet im einen System im alten Monat, im anderen im neuen.
• Verschiedene Stände. Eine Auswertung wurde am Dritten gezogen, die andere am Zehnten. Dazwischen wurde nachgetragen.

Das ist kein Randproblem, das ist der Kern. Solange nicht festgeschrieben ist, was „Umsatz“ genau bedeutet, wird ein automatischer Bericht die Uneinigkeit lediglich schneller produzieren.

Was heißt „Reporting automatisieren“ eigentlich?

Vier Schritte, in dieser Reihenfolge. Der letzte ist der, an den alle zuerst denken.

1. Definieren. Was genau ist die Kennzahl, aus welcher Quelle stammt sie, welcher Zeitraum, was zählt nicht mit. Für jede Zahl ein Satz.
2. Zusammenführen. Die Daten regelmäßig aus allen Quellen an eine Stelle holen. Bei einer Handvoll Quellen kann das schlicht eine Datenbank sein, in die täglich nachts geschrieben wird.
3. Vereinheitlichen. Formate angleichen, Kategorien zusammenführen, Zeiträume abgleichen, Dubletten auflösen. Hier steckt die Arbeit.
4. Darstellen. Diagramme, Tabellen, Verteilung per Mail. Der sichtbarste und mit Abstand kleinste Teil.

Wenn zwischen den Quellen dabei Daten übergeben werden müssen, ist das dieselbe Frage wie beim Verbinden zweier Systeme: Gibt es dafür eine Schnittstelle, oder läuft es über einen Export? Die Antwort bestimmt, ob der Bericht wirklich von selbst entsteht oder nur halb.

Warum das Dashboard-Werkzeug allein nichts löst

In der Fachwelt gilt eine grobe Aufteilung, die man mit Vorsicht zitieren sollte, weil sie aus der Erfahrung stammt und nicht aus einer Messung: Der weitaus größere Teil des Aufwands liegt im Beschaffen und Aufbereiten der Daten, der kleinere in der Darstellung. Häufig genannt wird ein Verhältnis von etwa achtzig zu zwanzig.

Ob die Zahlen stimmen, ist zweitrangig. Die Richtung stimmt, und sie hat eine unbequeme Folge: Ein gekauftes Werkzeug deckt genau den kleineren Teil ab. Das erklärt, warum so viele Auswertungsprojekte nach der Anschaffung stecken bleiben — das Programm ist da, die Lizenz läuft, und trotzdem sucht jemand die Zahlen weiter von Hand zusammen.

Interessanterweise steht diese Aufteilung sogar auf den Seiten mancher Anbieter. Nur zieht keiner die Folgerung für den Käufer, weil sie lautet: Kauf das Werkzeug zuletzt.

Welche Zahlen gehören überhaupt in den Bericht?

Die, auf die eine Entscheidung folgt. Alle anderen sind Beschäftigung.

Ein brauchbarer Test: Formuliere zu jeder Kennzahl einen Satz, was du tätest, wenn sie sich deutlich verändert. „Wenn die Zahl offener Angebote über X steigt, rufe ich bei den ältesten an.“ Fällt dir dieser Satz nicht ein, gehört die Zahl nicht auf die erste Seite.

Für die meisten kleineren Betriebe reichen erstaunlich wenige: Was kommt rein, was ist offen, was hängt fest, und wo läuft gerade etwas aus dem Ruder. Fünf bis sieben Zahlen auf einer Seite sind besser als dreißig auf vier, weil man dreißig nicht ansieht.

Das gilt auch für die Häufigkeit. Nicht jede Zahl braucht einen Tagesstand. Ein Bericht, der nachts aktualisiert wird und morgens im Postfach liegt, ist für fast jede Führungsentscheidung schnell genug.

Was kostet ein automatisches Dashboard?

Der Preis hängt an den Quellen, nicht an der Anzeige.

Für die Darstellung gibt es kostenlose und günstige Werkzeuge, die für die meisten Betriebe völlig ausreichen. Wer hört, ein Auswertungsprojekt koste eine bestimmte Summe, sollte fragen, wie viel davon auf die Anzeige entfällt. Die Antwort ist aufschlussreich.

Was den Preis tatsächlich treibt:

• Wie viele Quellen? Eine ist überschaubar. Fünf sind ein Projekt, weil zwischen ihnen abgeglichen werden muss.
• Wie kommt man an die Daten? Über eine dokumentierte Schnittstelle ist es Handwerk. Wenn nur ein Export existiert, den jemand anstoßen muss, ist es nur halb automatisch.
• Wie sauber sind die Daten? Uneinheitliche Kundennamen, fehlende Kategorien, Freitextfelder statt Auswahllisten — jede dieser Stellen ist Aufwand.
• Wie oft ändert sich die Definition? Wenn jedes Quartal neu diskutiert wird, was mitgezählt wird, wird der Bericht jedes Quartal umgebaut.

Und wie bei jeder Anwendung gibt es die Frage danach, wer sie betreut, wenn eine Quelle sich ändert. Das gehört von Anfang an eingeplant, sonst steht der Bericht beim ersten Systemwechsel still.

Wann es sich nicht lohnt

Rechne wie bei jeder anderen wiederkehrenden Aufgabe: wie oft, wie lange. Ein Bericht, der monatlich zwei Stunden kostet, sind vierundzwanzig Stunden im Jahr. Das ist eine ordentliche Größe, aber kein Grund für ein großes Vorhaben.

Drei Fälle, in denen ich abraten würde:

Der Bericht wird nicht gelesen. Kommt öfter vor als gedacht. Bevor irgendetwas automatisiert wird, gehört die Frage geklärt, wer ihn tatsächlich ansieht und was er damit macht.

Die Daten liegen nur in einer gewachsenen Tabelle. Dann fängt die Sache eine Stufe früher an, nämlich bei der Frage, ob diese Tabelle noch trägt. Einen automatischen Bericht auf eine wacklige Quelle zu setzen, verlagert das Problem nur nach hinten.

Es geht eigentlich um eine einmalige Frage. Wer wissen will, welche Produktgruppe im letzten Jahr am besten lief, braucht eine Auswertung, keinen Prozess.

Und umgekehrt: Wenn jemand jeden Monat dieselben Zahlen an denselben Stellen zusammensucht, ist das ein Musterbeispiel für eine wiederkehrende Aufgabe, bei der sich die Automatisierung rechnet.

Zu den Zahlen, die in diesem Feld kursieren

Beim Recherchieren für diesen Text habe ich die Angaben durchgesehen, die auf den bestplatzierten Seiten zu diesem Thema stehen. Von sechsundzwanzig gefundenen Kennzahlen ließ sich für zweiundzwanzig keine Quelle finden. Es waren Behauptungen von Anbietern: soundso viele Stunden Ersparnis pro Woche, soundso viel schnellere Entscheidungen, Amortisation in soundso vielen Monaten.

Das ist kein Vorwurf an einzelne Anbieter, sondern eine Eigenschaft des Feldes. Für dich heißt es: Verwende solche Zahlen nicht als Grundlage einer Entscheidung. Deine eigene Rechnung — wie viele Stunden kostet der Bericht heute — ist belastbarer als jede davon.

Wie du anfängst

Nimm den einen Bericht, der am meisten Arbeit macht, und beantworte drei Fragen, bevor du irgendein Werkzeug ansiehst.

1. Welche Zahlen stehen darin, und wer trifft damit welche Entscheidung? Was übrig bleibt, ist der eigentliche Bericht.
2. Woher kommt jede einzelne Zahl? System, Feld, Zeitraum. Wenn diese Liste steht, hast du den Aufwand vor dir.
3. Wo widersprechen sich zwei Quellen? Diese Stellen zuerst klären. Sie werden sonst zu dem Punkt, an dem niemand dem fertigen Bericht traut.

Das ist unspektakuläre Arbeit, und sie entscheidet darüber, ob am Ende ein Bericht steht, den man ansieht, oder ein Dashboard, das keiner öffnet.